Como organizar uma reunião produtiva com a equipe?
Se uma conversa entre duas pessoas já pode render muitas horas e assuntos desviados, imagine então conversar com um grupo? Líderes sabem bem o que é isso na hora de reunir sua equipe para passar informações, estipular metas, mostrar resultados ou criar algo novo juntos.
É por isso que métodos para otimizar o tempo e ter reuniões produtivas é algo tão procurado ultimamente. Confira algumas dicas para aplicar isso no dia a dia.
1. Informe a equipe com antecedência
Antes de começar qualquer reunião, é necessário que a equipe saiba todas as informações relevantes que serão discutidas, deste modo poderão se preparar com antecedência e levantar possíveis dúvidas ou sugestões de forma mais rápida e concreta.
2. Marque horário e cumpra
O começo de um compromisso cumprido de maneira correta é seguir os horários estipulados para início e término. Para isso, é preciso analisar tudo que deverá ser falado nas reuniões, levando em conta o tempo requerido para réplicas e dúvidas da equipe, de modo que todos saiam de cena com todas as informações claras e com o objetivo cumprido.
3. Tenha a pauta organizada
Todos os assuntos da reunião devem ser colocados em pauta para que nada seja esquecido ou distorcido. Para isso, uma sugestão é enviar um email prévio a todos os participantes da reunião para verificar se algum assunto relacionado deve ser inserido na pauta.
4. Mantenha o foco
Em reuniões longas, principalmente, é normal que alguns assuntos paralelos aconteçam, desviando a atenção dos ouvintes, mas é preciso saber retornar ao assunto principal, reativando o foco de todos para o cumprimento dos objetivos listados em pauta. Isto pode ser feito facilmente utilizando o bom humor e a voz ativa.
5. Desconsidere detalhes irrelevantes
Se o assunto possui muitos detalhes irrelevantes, é preferível enviá-los por email, dando foco apenas àquilo que é realmente relevante para o desenvolvimento do papo ou que podem gerar dúvidas no decorrer do processo.
6. Deixe as reuniões para quando for necessário
Muitas vezes, reuniões são marcadas para passar aos colaboradores informações que poderiam ser facilmente passadas via email, por exemplo. É preciso analisar, antes de agendar uma reunião, se aquele assunto necessita da atenção de todos no mesmo ambiente ou se pode ser transmitida de forma simples, porém bem explicativa, por outros métodos.
Aplicando todas essas dicas, com boa comunicação e fazendo com que a equipe siga as instruções à risca, é possível manter um reunião produtiva, otimizando o tempo de todos e sem deixar nenhuma informação importante para trás, afinal, o tempo dos colaboradores pode ser utilizado de maneira bem mais eficaz em produção do que em reuniões desnecessárias.
*Texto produzido para empresa Economídia.
